Datum zveřejnění: 1. 10. 2026

1. Kdo jsme

BE-A je softwarová služba společnosti FLAE ROBOTICS a.s., IČO 21631671, DIČ CZ21631671, se sídlem Pujmanové 1753, Nusle, 140 00 Praha, Česká republika („FLAE“, „my“). Kontakt pro všechny dotazy k ochraně osobních údajů: info@flaerobotics.ai.

Tyto zásady se vztahují na službu BE-A. Naše webové stránky mají vlastní zásady ochrany osobních údajů.

2. Co BE-A dělá a kdo odpovídá za které údaje

BE-A pomáhá hotelům odpovídat hostům. Hotel k BE-A připojí své vlastní komunikační kanály: e-mailovou schránku, telefonní číslo WhatsApp Business, telefonní linku a v některých hotelech obrazovku s avatarem v lobby. BE-A zobrazuje zprávy hostů pracovníkům recepce, pomocí umělé inteligence připravuje odpovědi a umí ověřit dostupnost a vytvořit rezervaci v rezervačním systému hotelu.

Údaje	Kdo rozhoduje o jejich použití (správce)	Role FLAE
Zprávy, hovory a rezervační údaje hostů hotelu	hotel	FLAE údaje zpracovává pouze jménem hotelu a podle jeho písemných pokynů, na základě smlouvy o zpracování osobních údajů
Účty pracovníků hotelu, kteří BE-A používají, a kontaktní údaje našich obchodních zákazníků	FLAE	správce

Jste-li hostem hotelu, účel použití vašich údajů vysvětlují zásady ochrany osobních údajů daného hotelu. Dotazy k pobytu nebo rezervaci směřujte na hotel. Můžete se obrátit i na nás, viz oddíly 8 a 12.

Naše smlouva o zpracování osobních údajů s každým hotelem je součástí obchodních podmínek BE-A: https://be-a.ai/pdf/terms-of-service-and-dpa-en.pdf.

3. Údaje o hostech hotelu

3.1 Jaké údaje BE-A dostává

• E-mail: jméno a e-mailová adresa odesílatele, obsah zprávy a přílohy.
• WhatsApp: telefonní číslo hosta ve WhatsAppu a jméno jeho profilu, obsah zpráv mezi hostem a hotelem (včetně fotografií a dokumentů, které host pošle) a technické údaje o každé zprávě: čas, stav doručení a přečtení a chybové kódy WhatsAppu.
• Telefonní hovory: telefonní číslo volajícího, nahrávka toho, co volající říká, a písemný přepis hovoru. Pokud hovor převezme recepce, přepisuje se i tato část hovoru.
• Avatar v hotelu: to, co host řekne obrazovce s avatarem.
• Rezervace: jméno, kontaktní údaje, termín pobytu, pokoj a cena, které jsou potřeba k ověření dostupnosti nebo k vytvoření či změně rezervace v rezervačním systému hotelu.
• Online check-in, pokud ho hotel používá: údaje, které hotel musí od hostů ze zákona získat, načtené z dokladu totožnosti, který host pošle: jméno, datum narození, pohlaví, státní příslušnost, druh dokladu, jeho číslo, vydávající stát a platnost. BE-A je předá do rezervačního systému hotelu a uchovává je spolu s fotografií dokladu u konverzace.

BE-A nikdy nežádá čísla platebních karet a nikdy je nepředává do rezervačního systému. Pokud host údaje o kartě přesto napíše nebo řekne, zůstanou ve zprávě nebo v přepisu hovoru, dokud nejsou smazány.

3.2 Zvlášť k WhatsAppu

BE-A dostává údaje z platformy WhatsApp Business společnosti Meta pouze pro telefonní čísla, která hotel k BE-A připojil. Nedostává kontakty hosta, jiné chaty ani žádné údaje z jeho účtu na Facebooku nebo Instagramu. WhatsApp provozuje Meta Platforms Ireland Ltd; na používání WhatsAppu hostem se vztahují její vlastní podmínky a zásady ochrany osobních údajů.

3.3 K čemu BE-A údaje hostů používá

• aby zprávy a hovory hostů zobrazil pracovníkům recepce hotelu;
• aby pomocí umělé inteligence připravil odpovědi. Pracovníci odpověď před odesláním zkontrolují, kromě témat, u kterých hotel povolil automatické odpovědi;
• aby na žádost hosta ověřil dostupnost a vytvořil nebo změnil rezervaci;
• aby odeslal vlastní šablony zpráv WhatsApp hotelu, například uvítací zprávu nebo připomínku check-inu před příjezdem;
• aby nalezl a opravil chyby ve službě.

BE-A údaje hostů neprodává, nepoužívá je k reklamě a údaje hostů jednoho hotelu nepoužívá pro jiný hotel. BE-A o hostovi samo nečiní žádné rozhodnutí s právními účinky; vše, na co BE-A neumí odpovědět, řeší pracovníci recepce.

3.4 Umělá inteligence

BE-A používá modely umělé inteligence společnosti Microsoft (Azure OpenAI Service) v datových centrech v Německu a ve Švédsku. Podle podmínek společnosti Microsoft tyto údaje Microsoft nepoužívá k trénování svých modelů.

4. Údaje o hotelech a pracovnících hotelů

• Účty pracovníků: jméno, pracovní e-mail, role a záznam o činnostech v BE-A (například kdo odeslal kterou odpověď). Používáme je k poskytování služby, k jejímu zabezpečení a k podpoře hotelu. Právní základ: plnění smlouvy s hotelem a náš oprávněný zájem na bezpečné službě.
• Připojení účtu WhatsApp Business: když hotel připojí svůj účet přes registrační proces společnosti Meta, BE-A dostane identifikátory účtu WhatsApp Business a telefonního čísla hotelu a přístupový klíč, kterým BE-A za tento účet odesílá a přijímá zprávy. Osoba, která účet připojuje, se přihlašuje k Facebooku ve vlastním okně společnosti Meta. BE-A nedostane její heslo k Facebooku a neukládá žádné údaje z jejího facebookového profilu.
• Obchodní kontakty a fakturace: jména, e-maily a telefonní čísla našich kontaktních osob v hotelu a fakturační údaje. Právní základ: naše smlouva a zákonné povinnosti v účetnictví.

5. Poskytovatelé služeb

K provozu BE-A používáme tyto poskytovatele. Každý z nich s námi má smlouvu, která omezuje, jak smí údaje používat. Tato tabulka je zároveň aktuálním seznamem schválených dalších zpracovatelů, na který odkazuje příloha B naší smlouvy o zpracování osobních údajů.

Poskytovatel	Co dělá	Kde údaje zpracovává
Microsoft Ireland Operations Ltd (Microsoft Azure)	hosting, databáze, úložiště souborů, modely umělé inteligence a převod řeči na text u hovorů v češtině a slovenštině	Evropská unie: Irsko, Německo, Švédsko
LangChain, Inc. (LangSmith)	technické záznamy o zpracování umělou inteligencí pro hledání a opravu chyb	region EU (Nizozemsko); společnost sídlí v USA
Meta Platforms Ireland Ltd	platforma WhatsApp Business	viz vlastní zásady společnosti Meta
Twilio Ireland Limited spolu s Twilio Inc.	připojuje telefonní hovory k BE-A: telefonní čísla, délka hovoru, zvuk hovoru	USA
ElevenLabs	převádí odpovědi BE-A na řeč a řeč volajícího na text u jiných jazyků než čeština a slovenština	USA

E-mailového poskytovatele a rezervační systém si volí hotel. BE-A se k nim připojuje podle pokynů hotelu.

6. Předávání mimo Evropskou unii

BE-A ukládá údaje hostů v Evropské unii. Tři poskytovatelé mohou část údajů zpracovávat ve Spojených státech:

• LangChain, Inc.: na základě standardních smluvních doložek Evropské komise, které jsou součástí dodatku LangChain o zpracování osobních údajů.
• Twilio: Twilio Inc. je certifikována v rámci EU–US Data Privacy Framework a Twilio má také závazná podniková pravidla schválená evropskými úřady pro ochranu osobních údajů.
• ElevenLabs: certifikována v rámci EU–US Data Privacy Framework.

7. Jak dlouho údaje uchováváme

• Nezpracovaná technická oznámení z WhatsAppu: mažeme po 30 dnech.
• Nahrávky toho, co volající říká: mažeme po 30 dnech.
• Technické záznamy o zpracování umělou inteligencí (LangSmith): mažeme po 180 dnech.
• Zálohy: mažeme po 30 dnech.
• Konverzace, přepisy a požadavky na rezervaci: po dobu, kdy hotel BE-A používá, pokud hotel nebo host nepožádá o dřívější výmaz. Po skončení smlouvy s hotelem má hotel 30 dní na to, aby si své údaje z BE-A převzal. Poté je smažeme a poslední zálohy se smažou o 30 dní později.
• Účty pracovníků: dokud hotel účet neodstraní nebo dokud neskončí smlouva.

8. Jak požádat o výmaz svých údajů

O výmaz svých údajů nás můžete kdykoli požádat. Účet v BE-A k tomu nepotřebujete.

1. Pošlete e-mail na info@flaerobotics.ai s předmětem „Smazat moje údaje“.
2. Uveďte hotel, se kterým jste komunikovali, a e-mailovou adresu nebo telefonní číslo, které jste použili.
3. Ověříme, že žádost pochází od vás. U čísla WhatsApp vám na toto číslo můžeme poslat kód.
4. Vaše konverzace, zprávy, nahrávky a přílohy z BE-A smažeme do 30 dnů a informujeme o tom hotel. Poté vám výmaz potvrdíme.

Žádost můžete poslat také hotelu. Hotel nám ji může předat. Vlastní systémy hotelu (například jeho rezervační systém) nejsou součástí BE-A; za ně odpovídá hotel.

9. Vaše další práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, na jejich opravu, na omezení zpracování, právo vznést námitku a právo na přenositelnost údajů. U údajů, jejichž správcem je hotel, pomáháme hotelu vaši žádost vyřídit.

Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

10. Zabezpečení

Připojení k BE-A je šifrované. Údaje jsou uloženy v datových centrech Microsoft Azure v Evropské unii. Přístup k nim mají pouze pověření pracovníci FLAE, a to jen tehdy, když to potřebují k provozu nebo podpoře služby. Přístupové klíče a hesla, které hotely BE-A svěří, ukládáme šifrovaně.

11. Změny těchto zásad

Každou novou verzi zveřejníme na této stránce a změníme datum nahoře. O důležitých změnách informujeme hotelové zákazníky předem.

12. Kontakt

FLAE ROBOTICS a.s., Pujmanové 1753, Nusle, 140 00 Praha, Česká republika. E-mail: info@flaerobotics.ai.